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档案室服务能力建设与提高


2018-12-29

  摘要:服务是档案工作的立身之本。本文阐述了加强档案室服务能力的意义,分析了提高档案室服务能力建设的途径,并结合工作实践提出加强档案室服务能力建设的对策建议。

  关键词:档案工作档案室服务能力
  “服务是档案工作的立身之本”。档案室服务工作更是档案室工作的重中之重,必须本着“服务为先”战略,不断提升服务能力,提高服务水平,建立健全服务制度体系,全面完善档案利用体系,为各级领导、各个部门提供利用服务。
  一、加强档案室服务能力建设的意义
  (一)能够更好地体现和实现档案工作价值
  档案工作的最终目标是要实现档案的价值。档案室工作是一个单位的宝贵财富,是业务工作开展的基石和重要保障。只有加强档案室服务能力建设,不断提高利用服务水平,使档案资源有效运用于主要业务工作中,间接或直接地发挥作用,产生实际效果,才能真正发挥档案的作用,体现档案资源和档案工作的价值。
  (二)能够更好地树立和提升档案意识
  档案资源如不加以利用则形同固纸堆毫无意义;通过提供利用服务工作,使大家能够及时便捷地查询到所需档案,使档案资源“活”起来,在工作中使大家在利用过程中体会到档案工作的重要性、必要性,意识到档案资源和档案工作的价值,才能真正树立起档案意识,从而越来越关注和重视档案工作。
  二、提高档案室服务能力建设的途径
  (一)加强档案资源建设,夯实档案服务能力建设基础
  档案资源建设是开发利用工作的前提和基础。如果没有完整齐全、整理科学的档案资源,没有对档案资源进行严格管理、深入挖掘等基础工作,档案服务利用工作就成了“无本之源”,成为“纸上谈兵”了。具体从以下五个方面着手加强档案资源建设。
  一是加强制度建设,为档案资源建设提供制度保障。制定档案收集、鉴定、整理、管理、统计、销毁、电子档案管理等一系列规章制度,建立起完备的制度体系使档案资源建设中各个环节更加规范化、制度化。
  二是加强收集工作,进一步丰富档案资源。从档案门类上讲,除文件类档案以外也要注重实物、声像、照片等门类档案的收集;从档案载体上讲,既要注重纸质档案也要注重电子档案的收集;从档案内容上讲,要加强重大活动档案的收集力度。从而实现档案及时、全面收集和管理,不断充实和丰富档案资源。
  三是加强鉴定工作,确保档案资源价值。根据国家档案局8号令,制定完备的、可操作的《机关文件材料归档范围的确定和文书档案保管期限表》。确定机关文件材料归档范围,划分保管期限是机关档案工作的基础性工作,是做好机关档案工作的前提,是确保档案价值和决定档案命运的关键。因此一定要明确机关工作中形成的所有文件材料的归属,制定切实可行的收集制度以有力保障档案鉴定工作。
  四是做好档案解密工作,保证档案资源得到最大化利用。档案的解密和划控工作直接影响着档案资源的结构和服务工作,因此一定要按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》相关规定,由档案部门会同保密部门、文件形成部门一同完成档案的解密工作。并尽量与文件管理部门协商参与文件密级管理工作,使文件在形成时定密工作规范、合理,实现档案前端控制。
  五是加强整理工作,保证档案资源利用便捷。要根据工作实际情况,采用恰当的分类方法、编号排序方法、上架方法,做好检索工具编制工作,积极推动电子档案管理系统的不断优化,从而保证档案资源更好地开发利用。
  (二)加强档案信息化工作,拓展档案服务手段
  2009年初,北京市档案信息会上明确指出“目前我国档案信息化建设的主要任务是:在国家档案行政管理部门的统一规划下,在各级各类档案馆广泛运用现代信息技术和网络技术,深入开发档案信息资源,推进档案信息上网,提高档案管理工作的广度和效率,加速档案信息的利用。”因此,档案室档案工作作为国家档案事业的重要组成部分,其信息化工作对推进档案室资源建设和加强服务能力建设也是极其重要的。主要从以下三个方面做好。
  一是着重做好传统纸质历史档案数字化工作。“要把纸质档案数字化作为一项档案安全工程和档案方便利用工程。”传统纸质历史档案多以案卷级整理方式进行整理,著录和编目也是只到案卷级,在实际查询利用时必须从案卷标题上加以判断是否可用,再进一步调阅案卷查询卷中文件。这样查准率很大程度上依赖整理时档案立卷是否合理,以及案卷标题拟写是否准确,如果查准率和查询效率都很低,频繁翻查档案原件也不利于档案保护,因而不能很好地保障档案资源建设和利用。所以要尽快实现纸质档案数字化,才能实现文件级检索、电子化利用。
  二是加强电子档案管理系统建设。随着档案利用需求量的不断增加,需求的多样性、广泛性的增强,所需档案的相关性查询,传统手工检索提供利用服务已不能满足用户需求,电子档案管理系统应运而生。而后逐步发展,单机版、联机版,局域网络间使用、互联网络使用,档案网站建立等一步步发展,不断满足不同档案利用的需求,电子档案管理系统在现代办公中已经不可或缺。同时,对电子档案管理系统进行不断优化:加强系统的检索功能,提高查询效率;强化系统解密功能,提供更多可利用档案资源;开发照片档案管理功能,丰富档案库。
  三是加强电子档案管理系统与办公自动化系统的衔接。随着办公自动化系统的不断发展,各单位在文件流转环节大都采用电子文件形式流转,因此如果档案部门还是采用文件归档后扫描加工电子化,再进入电子档案管理系统利用,势必造成重复扫描、利用滞后。因此要做好电子档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接工作,充分利用文件在进入办公自动化系统时原件扫描、登记相关要素、传阅流转印记等成果,将其直接加载到电子档案管理系统中。具体是将前期登记要素、传阅批示印记直接转化成档案著录标引项目,并使文件在两个系统间转化的同时完成归档相关步骤和工作,并可实现文件随办结、随归档、随利用。   (三)严格利用程序,确保档案在利用过程中的安全
  确保档案在利用过程中的安全,才能更好地保护档案,以便可持续的提供利用,具体要重点做好以下环节的工作。
  一是要确保档案在利用过程中的安全。建立完善的利用制度,明确利用范围、权限、方式、手续、时限等。在档案利用过程中要严格遵守利用制度,针对档案密级和内容分权限审批、分密级管理,严格审批手续和利用程序,注意催还,确保档案利用安全。
  二是要加强电子档案的安全。要制定完善的电子档案管理系统管理规定,建立完备的系统安全保障机制,通过加强系统各种硬件存放地的安全保卫设施、加强系统管理和操作人员的安全保密教育、增强分级管理和分级控制权限的技术手段、加强数据备份和日志管理、加强系统监控等方法,实现和保障电子档案系统的安全。
  (四)注重档案利用效果反馈,提高档案服务质量
  要注重利用效果的信息反馈和注意收集汇总,分析利用率、利用群、利用目的、利用中的问题,不断提高利用效率和利用效果。不断分析总结,提高利用效果,切实加强档案服务能力建设。
  一是档案利用时督促利用者认真填写档案利用(借阅)登记表。在利用登记表中详细登记利用者、利用内容、利用目的、,审批签字印记等,既方便针对借阅档案的催还工作,又方便档案统计工作,同时可作为对档案利用效果分析的重要依据。
  二是定期对档案利用状况进行分析,找出利用规律、利用侧重点、重点利用部门、主要利用目的等。比如:某张照片档案、某几份工作参考重要文件、某卷历史档案等利用频繁,可单独记录重点管理,做到心中有数,以便利用时能快捷提供服务。
  三是不定期调查利用效果。通过电话问询、归还档案时问询、发放利用效果反馈表、征集档案利用实例等方式,收集利用效果,并进行汇总分析。
  四是召开座谈会,调查需求、利用效果和希望改进方向,更好地提高利用水平。
  (五)加强档案资源开发,推进档案服务深度
  “要深入研究发掘档案内容,对档案信息进行整合、加工、提炼,使档案信息产品具有综合性、条理性、知识性、思想性,使档案服务深化、增值。”
  一是积极采用多种途径努力做好档案查询利用工作。查询利用是利用服务工作的主要方式,因此要着重探索创新查询手段、拓展检索途径来提高查全率、查准率和查询效率,最终实现全文件级检索。具体方式如下:一方面对采用案卷级和文件级不同整理方式整理的档案分别编制检索工具;一方面按不同的著录标引要素编制多角度检索工具;一方面不断优化电子档案管理系统,大力推进电子档案查询利用工作,更方便、更快捷地提供利用。
  二是主动寻找切入点扎扎实实做好档案编研工作。档案编研工选题要准、要新、要贴合工作重点和工作实际,同时注重时效性;内容要尽量完整,注意全面的、系统的进行收集、筛选、编纂1;编纂要注重工作效率,不能滞后于实际工作需要。总之,档案编研要对单位主要和重点工作有针对性、有实际效用,不能为了编研而编研,脱离实际工作。必要时可以联合相关部门进行联合编研,更好、更广泛、更贴近工作范畴。
  三是采用多种形式主动提供档案资源利用。档案工作者还要开动脑筋想办法,争取采取多种形式主动提供利用。比如,举办单位历史及荣誉展,对职工进行思想教育;针对单位阶段性、重点工作举办主题展;建设档案信息网站,提供档案利用。
  (六)提高档案工作者素质,提高档案服务能力
  要切实做好并提高档案室服务工作,提高档案工作者思想意识、自身素质和能力是提高档案室服务能力的关键。
  一是档案工作者要提高意识,实现自身观念和职能的转变,不断推动档案服务工作。工作中要变“被动”为“主动”,实现从“后台”到“前台”的转变,要增强主动服务意识。要将主要精力放到对档案资源的管理上,不断推动档案资源的开发和利用工作。
  二是档案工作者要不断提升自身素质,促进档案服务工作。提高对档案资源综合管理的能力,不断整合开发档案资源,从而推动档案利用工作。注意自身档案专业知识的更新,注意与档案专业相关的延伸学科知识的学习和汲取,在档案数字化、信息化的趋势下,注重计算机、网络安全等相关知识的学习中从而更好地完成档案工作。
  参考文献:
  [1]《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答,中国档案出版社2007年
  [2]《杨冬权在档案信息资源开发利用试点工作总结会议上的讲话》杨冬权2007年
  [3]《关于转发〈杨冬权同志在全国档案局长馆长会议上讲话〉的通知》2010.12
  [4]《在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话》杨冬权2010.5
  作者单位:中国人民银行营业部

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